スポンサーの皆様のご協力がなければ開催できませんでした #wcosaka2019

はじめに

WordCamp Osaka2019で初めてWordCampの実行委員をしました。
WordCampへの参加は2018のOsakaから2回目でした。

詳しくはこの記事をご参照ください

実行委員ではデザイン・会場・企画・広報・セッション・映像・当日スタッフ・翻訳・会計・スポンサーなどの
いくつものチームに分かれてイベントの準備を進めていきます。

スポンサーチームに配属される

この記事では「スポンサー企業」という表現を使用しております。

この言い方に違和感を感じる方がおられるかもしれません。
スポンサーになっていただけるのは個人事業主や各団体など様々な形態があるのは承知しております。
いい表現が思いつかずスポンサー企業という表現にさせていただいている所があります。
また、敬称を略した表現も使用しております。
恐縮ですがご了承くださいますようお願い申し上げます。

恥ずかしながら僕には秀でたスキルが無いので
2月に実行委員の募集があった際にどのチームで応募したらいいかわかりませんでした。

広報、会場、当日スタッフ、スポンサー、企画

この5候補で応募して選んでもらおうと思っていましたw

この会に参加した後、実行委員長(@ippey_s)より
「スポンサーチームでよろしく」とお達しがありました。

正直この時「スポンサーチームって何するんやろ?」って思ってました。

ここから約9ヶ月間スポンサーチームとしての活動が始まります。

イベントまでの流れをログとして残したいと思います。

開催まであと9ヶ月(2019年3月)

スポンサーチームの皆様との顔合わせをしました。

開催までの流れの確認を教えてもらいましたが、正直ピンときません。

やってみないとわからない。

どうにかなるかな?って安直な考えと不安が入り混じっていました。

会場や詳細な日時が決まっていないのでスポンサーチームとして動けることはあまりありません。

他の地域や過去のWordCampのサイトを見てどんな企業がスポンサー担ってるか調べたり、会場の下見に同行させてもらったりしていました。

WordCampの公式サイトを読んでイベントに関する理解を深めようとしていました。

開催まであと半年(2019年6月)

この頃には会場と開催日時が判明していきます。

イベント全体の予算把握して、スポンサーランクの決定を行いました。

僕は流れがわかってないので過去にスポンサーチームとして参加されている先輩方に任せっきりな状況です。ただただ申し訳なく思っていました。

WordCamp Osaka2018の時のスポンサー企業と
2019年に新規にスポンサーになっていただける可能性があるところのリストアップをしていきました。

WordCampのスポンサーになっていだくには100%GPLのプロダクトでないといけません。

過去のスポンサーはもちろん、新規にスポンサーになってもらう可能性がある所は100%GPLを遵守しているかどうかのチェックを行いました。

GPLに関しては奥が深すぎるので詳しくは書けないので↓を参照していただきたいです。

開催まであと4ヶ月(2019年8月)

スポンサーごとに担当者を決めて候補に個別にメールにて案内を送付していきます。

スポンサー申込みを確認する毎にみんなで盛り上がっていたことがとても印象に残っています。

申し込みがあったスポンサー企業にお礼を伝え、ロゴを送ってもらって公式サイトに掲載していく準備をします。

もらえるロゴはサイズも形式もバラバラです。

ロゴはデザインチームに依頼をして統一感のあるサイズに調整したものに加工してもらわないといけませんでした。

各担当者が企業からいただいたロゴデータを準備して

  • デザインチームのひしもちさん(@HsmtWeb)にロゴ加工を依頼する
  • あがってきたロゴデータを掲載文章と合わせて公式サイトにアップロードする

という大役を任されることとなりました。

画像素材データの形式に関してとても多くの学びを得ることができました。
公式サイトへのアップは特に問題はありませんでしたが、ブロックエディタは本当にすごいと思いますw

開催まであと1ヶ月(2019年11月)

1ヶ月前にはスポンサー募集は締め切っており、スポンサーチームとしての活動はPRチームとの連携が主になってきます。

当日にお客様と一緒にスポンサーブースをめぐるツアーを計画したり、ブログを書いていただきました。

手が空いてしまったた僕は企画チームや会場チームのお手伝いをしています。

2週間ほど前になるとスポンサーのブースの荷物やチラシ・ノベルティの送付依頼を行います。
特に海外からの荷物は到着日時の指定ができずKidsスポンサーにもなっているJUSO Coworkingさんにイベント前に受け取っていただくこととなりました。ありがとうございました。

国内のスポンサー企業の皆様には前日の夜到着の指定での発送をお願いしました。

結果

  • Goldスポンサー8社
  • Silverスポンサー11社
  • Bronzeスポンサー9社

他にもIn-kindKidsMicroと多くのご協賛をいただくことができました。

前日に無事荷物を受け取り、当日朝から設営を行いました。

多くの会社・皆様からご協賛を得ることができ無事にイベントを終了させることができました。

僕自身至らぬ点が多々あり迷惑をかけてしまうことがあったかと思います。
大変申し訳ございませんでした。

ご協賛いただき本当にありがとうございました。

イベント開催までの間、疑問に思うことがある度にスポンサーチームの方々にSlackで質問していました……。
スポンサーチームの先輩方々、右も左もわかってない生意気なやつを引っ張っていただいて本当にありがとうございました。

秘密にしてたこと

2018年の冬にあるイベントに参加した時のことです。

とある有名企業の方に
「次回WordCampが関西で開催される際にはスポンサーのご参加をお願いします」
と言ってる人がいて正直『めっちゃ怪しい!』と思っていました。

2019年に”WordCampが開催されるかもわからない”状態なのにです。

その時は自分がスポンサーチームに入るなんてことは全く考えていませんでした。

その人はスポンサーチームの先輩でした。

今になるとイベントを成功させることに本気で、WordPressへの貢献に本気なっていると思います。
一人ひとりの周知活動はとても大事だなと痛感することとなりました。
その先輩の行動力をとても尊敬しています。

いつかまた実行委員になってスポンサーチームに配属されたら

開催地周辺にゆかりのある企業やIT・Webに直接関係の無い企業さんにスポンサー依頼のアプローチをしていきたいです。

全然関わりの無いところに電話や訪問で営業してみたいかもしれない。

御礼

スポンサーになっていただける方・企業・プロダクトがなければ
WordCampのチケット代は7000円になるとのこと。
(ささぴよさんの記事より)

スポンサーを入れないと、一人あたりのチケット代が7,000円などになる可能性がある (過去開催から試算)

https://kent-and-co.com/695/

もちろんその価格になってしまうと参加していただけるユーザーは減ってしまいます。

これほどの大きな規模でのイベントを開催できたことはスポンサーのご協力があってこそです。

今後の他の地域のWordCampも、
もちろん関西でのWordCampでもご支援心よりお願い申し上げます。
重ねてお礼を申し上げます。

あとがき

スポンサーに関する記事は正直書きにくい内容でした。

僕の記事を読んでスポンサー企業が気を悪くされたらどうしよう、
スポンサーになりたいところはこれから出てこないんじゃないか?という不安がいまでもずっと浮かんでいます。

しかし、書きにくいことだからこそ次のスポンサーチームに残していかねばならないと
このWordCampOsaka2019ひとつき遅れのアドベントカレンダーの題材にしてログとして残しました。

未来のスポンサーチームの方の助けになればとてもうれしく思います。
是非ともこの記事の内容から改善の上、活動の参考にしていただければ幸いです。

スポンサーを集めてイベントを開催するという貴重な経験は
日常で経験することができませんでした。

社外活動でこれほど有意義な知見を吸収できたことに感謝しかありません。

前の記事でも書きましたが、

実行委員やってみませんか?w

WordCamp Osaka 2019 ひとつき遅れのアドベントカレンダー19日目のささぴよさんから預かったバトンを21日目のささぴよさんに返しますw

「とある委員の、内密案件(サプライズ)」

これはもしや……あのことでは?w

楽しみですw
お読みいただいてありがとうございました😆✨

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この記事を書いた人

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